Una factura de proveedor entra por correo, alguien la reenvía para que la aprueben, se queda olvidada en una bandeja durante días y, cuando por fin se paga, ya nadie recuerda quién dio el visto bueno. Si la escena te suena, te interesa saber qué es AuraQuantic y cómo funciona, porque ataca justo ese tipo de atascos sin obligarte a montar un departamento de informática.
Qué es AuraQuantic
AuraQuantic es una plataforma de software para automatizar y coordinar los procesos de una empresa y, de paso, crear aplicaciones de gestión sin tener que programar. En la jerga del sector se la clasifica como iBPMS (suite inteligente de gestión de procesos de negocio), pero la idea de fondo es sencilla: coge un circuito que hoy se hace a mano (aprobar un gasto, dar de alta a un empleado, tramitar un pedido) y lo convierte en un flujo digital que avanza solo y avisa a cada persona cuando le toca actuar.
Tiene raíces españolas. Nació en 2002 con el nombre de AuraPortal y pasó a llamarse AuraQuantic en 2020. Firmas de análisis como Gartner la han recogido en sus informes de mercado, y en Gartner Peer Insights los usuarios la puntúan con un 4,8 sobre 5. Cuenta también con certificaciones de seguridad como el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y la ISO 27001, un detalle nada menor para quien maneja datos sensibles o trabaja con la Administración pública.
BPM y «no-code», sin la jerga
Conviene aclarar dos términos que aparecen siempre que se habla de esta herramienta. BPM (gestión de procesos de negocio) consiste, en esencia, en dibujar el recorrido de un trámite sobre un mapa: dónde empieza, por qué manos pasa y dónde acaba. Y «no-code» significa construir ese mapa encajando piezas en una pantalla, como quien arma un diagrama, en vez de escribir líneas de código.
En la práctica AuraQuantic combina los dos enfoques. La mayor parte de los procesos se montan sin escribir nada; en operaciones más concretas puede hacer falta algo de código, siempre mucho menos que en un desarrollo tradicional. Para ti la lectura es clara: puedes digitalizar tareas sin depender de un equipo de programadores ni resignarte a esperar meses.
Cómo funciona, en tres pasos
El fabricante resume el método en tres fases.
Primero se dibuja el proceso. Sobre un lienzo se colocan las actividades y se enlazan con flechas que marcan el orden, usando la notación estándar BPMN, una especie de idioma común para representar procesos de forma gráfica. Segundo, se definen los atributos de cada paso: qué formulario rellena el usuario, quién aprueba, qué plazo hay, qué ocurre si alguien no responde a tiempo. Ahí se decide el comportamiento real del circuito. Y tercero, se ejecuta: el motor de la plataforma pone el proceso en marcha y genera por debajo todo lo necesario para que funcione, sin que nadie haya programado.
Veámoslo con la factura del principio. El proveedor o un empleado la sube mediante un formulario, el sistema la dirige al responsable que corresponde según el importe, si se aprueba avanza hacia el pago y, si vence el plazo, salta un aviso. Lo que antes vivía disperso en correos queda registrado, trazable y medible.
Qué puede aportar a una pyme
El valor no está en «tener tecnología», sino en recuperar horas y cometer menos errores. Tareas como la aprobación de facturas, los informes de gastos o la incorporación de nuevos empleados dejan de depender de la memoria de cada cual y pasan a seguir un cauce que no se salta pasos.
La plataforma se integra con herramientas que es muy probable que ya utilices, como SAGE, SAP, Office 365 o Salesforce, de modo que no te obliga a tirar lo que funciona. Y como va recogiendo datos en cada paso, te da una foto en tiempo real de dónde se atasca el trabajo, una materia prima estupenda para tomar decisiones y para proyectos de business intelligence.
Sobre el precio merece la pena ser honesto: no existe una cifra única. El coste depende del alcance del proyecto (número de procesos, usuarios, integraciones) y se dimensiona caso a caso, así que lo sensato es partir de las necesidades reales y no de un catálogo cerrado.
AuraQuantic y la digitalización de procesos en España
Este tipo de proyecto encaja con la categoría de «Gestión de Procesos» del Kit Digital, el programa de ayudas financiado con fondos europeos para que pymes y autónomos digitalicen su operativa. Las convocatorias y los importes van cambiando con el tiempo, por lo que conviene comprobar qué está abierto en cada momento antes de dar el paso.
En ACBP somos partner oficial de AuraQuantic, con consultores certificados, y agente digitalizador del Kit Digital. Si quieres ver la plataforma funcionando o resolver dudas sobre cómo aplicarla a tus procesos, pídenos una demostración sobre AuraQuantic.